Supporto

Cosa serve

• Un'agenzia attiva su Zenzionale e un accesso da amministratore: collegare e scollegare Zoom è riservato agli amministratori.
• Un account Zoom. Le registrazioni in cloud e le trascrizioni compaiono solo se il tuo piano Zoom le comprende e sono attive nelle impostazioni di Zoom.
• L'integrazione Zoom accesa in «Impostazioni» → «Integrazioni» (l'interruttore sulla riga «Zoom»).

Collegare Zoom

1. Accedi a Zenzionale come amministratore e apri «Impostazioni» → scheda «Integrazioni».
2. Nel gruppo «Produttività & Cloud», sulla riga «Zoom», premi «Collega il tuo account».
3. Nella finestra «Collegamento Zoom» premi «Collega Zoom».
4. Si apre la pagina di Zoom: entra con l'account da collegare, controlla i permessi elencati e premi «Allow» (Consenti).
5. Torni in «Impostazioni» → «Integrazioni»: la riga «Zoom» dice «Collegato a» con l'email dell'account. Le riunioni si creano e si leggono su quell'account.

Se sulla pagina di Zoom annulli, il gestionale mostra «Collegamento annullato» e non salva niente. Il collegamento vale per tutta l'agenzia: ogni agenzia collega il proprio account e vede solo le riunioni di quello.

Puoi anche partire da Zoom App Marketplace («Add»): dopo il consenso torni a Zenzionale (se serve, accedi), che ti chiede «Collegare Zoom?» con il nome della tua agenzia. Premi «Collega Zoom»; con «Annulla» non si salva niente.

Usare Zoom dal gestionale

Tutto passa dalla pagina «Meeting» (nel menu laterale, gruppo «Lavoro»).

• Creare una riunione: «Nuovo Meeting» (se hai più piattaforme collegate, scegli Zoom). Compila «Argomento», «Data», «Ora», «Durata (min)», l'eventuale ricorrenza, «Ordine del giorno», «Cliente», «Progetto» e «Partecipanti», poi «Crea Meeting»: la riunione nasce sul tuo account Zoom. Il campo «Modello Zoom» applica uno dei modelli di riunione del tuo account.
• Invitare i partecipanti: subito dopo la creazione, nella finestra «Riunione creata», accendi «Invia ora l'email con il link della riunione»; da lì puoi anche aggiungerla al calendario e impostare i promemoria automatici, poi premi «Conferma». Più tardi la stessa finestra si riapre dal menu della riga, «Invito e promemoria».
• Avviare e condividere: dal menu della riga, «Avvia» apre la riunione su Zoom come organizzatore; «Copia» copia link, ID o passcode.
• Modificare: «Modifica», poi «Aggiorna». Argomento, data, ora, durata e ricorrenza cambiano anche su Zoom.
• Sincronizzare: «Sincronizza» porta nel gestionale le riunioni create direttamente su Zoom, con le loro registrazioni e trascrizioni. Lo stesso avviene da sé a intervalli regolari.
• Seguire lo stato: la colonna «Stato» passa da «In attesa» a «In corso» a «Terminato» quando Zoom avvisa che la riunione è cominciata o finita.
• Registrazioni e trascrizioni: nelle schede «Registrazioni» e «Trascrizioni» puoi riprodurle, copiarne il link, scaricarle, rinominarle e portarle fra i documenti del cliente con «Porta nel gestionale…». Con «Copia» restano anche su Zoom; con «Sposta» vengono tolte da Zoom solo dopo che il file è stato salvato nel gestionale, e finiscono nel cestino di Zoom.
• Calendario: un evento del calendario si può collegare a una riunione Zoom esistente («Link Meeting» → «Riunione Zoom»); titolo, data, ora e durata restano allineati.

Eliminare riunioni e registrazioni

• «Sposta nel cestino» toglie una riunione dagli elenchi del gestionale per 30 giorni e non tocca Zoom: la puoi ripristinare dal «Cestino».
• «Elimina definitivamente» (dal «Cestino») e «Svuota cestino» cancellano la riunione anche su Zoom (il link smette di funzionare) e mandano le sue registrazioni nel cestino di Zoom. Una riunione rimasta 30 giorni nel cestino del gestionale viene eliminata così da sé. Prima di procedere, una conferma dice cosa sparisce e dove.
• Eliminare una registrazione o una trascrizione la manda nel cestino di Zoom, che la tiene 30 giorni e poi la cancella. Se Zoom rifiuta, il file resta in tutti e due i posti e il gestionale dice perché.
• Il gestionale non usa mai la cancellazione immediata di Zoom: tutto ciò che toglie da Zoom passa dal suo cestino.

Se qualcosa non funziona

Scollegare Zoom e cosa succede ai dati

Ci sono due modi, con lo stesso effetto:

• Dal gestionale: «Impostazioni» → «Integrazioni» → riga «Zoom» → «Scollega». Lo scollegamento è immediato.
• Da Zoom: su Zoom App Marketplace apri «Manage» → «Added Apps» e rimuovi Zenzionale. Il gestionale riceve l'avviso da Zoom e mostra «Collegamento da rifare».

Cosa succede: il gestionale revoca il permesso, cancella i codici di accesso a Zoom e smette di leggere il tuo account. Su Zoom non viene cancellato niente: riunioni e registrazioni restano dove sono. Nel gestionale restano le riunioni già sincronizzate e i file già portati fra i documenti, che puoi eliminare dalle loro pagine.

Cosa non funziona più: creare, modificare ed eliminare riunioni su Zoom, la sincronizzazione, lo stato in tempo reale e lo scaricamento delle registrazioni da Zoom. Puoi ricollegare l'account in qualsiasi momento.

Per cancellare anche i dati che il gestionale conserva su di te, segui le istruzioni della Privacy Policy, sezione «Cancellazione dell'account e dei dati», o scrivici.

Quali dati di Zoom tiene il gestionale

• L'email e il nome dell'account Zoom collegato, e i codici di accesso, conservati cifrati.
• Per ogni riunione: argomento, data, ora, durata, ricorrenza, link, ID e passcode, stato, e i dati che aggiungi tu (cliente, progetto, partecipanti, ordine del giorno).
• L'elenco delle registrazioni e delle trascrizioni con i loro link. I file veri e propri arrivano nel gestionale solo se li porti tu fra i documenti.
• Questi dati servono solo a far funzionare le riunioni per la tua agenzia: non li vendiamo, non li usiamo per pubblicità e non li uniamo ad altre fonti.

Permessi richiesti a Zoom

Il gestionale chiede solo i permessi delle operazioni che fa, e li usa solo per le azioni descritte qui: