Il gestionale delle agenzie web e degli studi professionali.
Zenzionale tiene in un posto solo tutto ciò che un'agenzia segue ogni giorno: i clienti e i loro siti, i progetti e le ore, i documenti, la posta, i preventivi e le fatture, i social, le newsletter e gli eventi. È un'applicazione web: si apre dal browser, dal computer, dal tablet o dal telefono, senza niente da installare.
Ogni agenzia, studio o professionista lavora dentro uno spazio suo. I dati di uno spazio non sono mai visibili a un altro, e a tenerli separati non è una scelta di interfaccia: è il modo in cui il gestionale interroga i propri dati.
A chi lavora per progetti e per clienti: agenzie web, studi di comunicazione e di design, fotografi e videomaker, liberi professionisti e piccoli studi. Sono realtà che oggi tengono i clienti in un foglio di calcolo, i documenti in una cartella condivisa, le ore in un'applicazione a parte, la posta in un'altra, i post dei clienti in un'altra ancora e i messaggi sparsi fra cinque programmi diversi.
Zenzionale nasce dentro un'agenzia vera, per risolvere quel problema lì.
Le funzioni principali, divise per area. Ognuna si usa da sola, ma sono collegate fra loro: un documento sa a quale cliente appartiene, una fattura sa quale rata di quale preventivo copre, una riunione sa a quale progetto si riferisce. E ogni persona può tenere in vista solo le sezioni che usa.
Anagrafica completa, con più email, telefoni e siti per ogni cliente, i suoi canali social e le note interne. Nella sua scheda c'è tutto ciò che lo riguarda: progetti, documenti, fatture, riunioni, conversazioni e siti. Con i questionari raccogli le sue risposte prima di un preventivo, anche da chi non è ancora cliente.
Ogni cliente può avere una pagina sua, in cui entra con la sua email e un codice che riceve per posta, senza password da ricordare. Vede a che punto sono i suoi progetti, scarica i file che gli mostri, e legge e firma preventivi e contratti: traccia la firma con il dito o con il mouse e la conferma con un codice.
Progetti e sottoprogetti con budget, tariffa oraria e galleria di immagini. I timer registrano le ore lavorate e il gestionale calcola quanto è stato speso, quanto resta e il guadagno, anche mentre un timer è ancora in corso.
Una bacheca a colonne per le attività, con le colonne che decidi tu, e un calendario condiviso con colori, filtri e promemoria, sincronizzato a due vie con Google Calendar e con il calendario di Outlook.
Tutti i siti dell'agenzia e dei clienti in un elenco, controllati da soli ogni cinque minuti: un avviso quando un sito non risponde o il certificato sta per scadere. Dei siti WordPress gestisci articoli, media e aggiornamenti; dei siti realizzati con blubiq anche moduli, statistiche, manutenzione, backup e i dati di Google sulla ricerca e sulla velocità.
Una dashboard a blocchi che ognuno compone come vuole, una lavagna per le idee del team e le statistiche che dicono come sta andando il lavoro: per cliente, per progetto e per persona.
Un archivio a cartelle con l'editor integrato per documenti e fogli di calcolo, la cronologia delle versioni, la conversione e l'alleggerimento di immagini, PDF e file Office, l'invio dei file al sito di un cliente e i link di condivisione per chi un account non ce l'ha. Ogni file caricato viene controllato da un antivirus.
Con l'app per Windows e Mac i Documenti diventano una cartella del computer, come Dropbox o OneDrive: un file si scarica quando lo apri, e quello che salvi, sposti, rinomini o elimini lì si aggiorna anche nel gestionale.
I file si importano da Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint e pCloud, se ne tiene una copia di sicurezza su un archivio esterno, e un'agenzia può tenere i propri documenti sul suo archivio invece che sul nostro.
La proposta di progetto si compone scegliendo i servizi da un catalogo e diventa un PDF impaginato, con la timeline dei lavori, le persone coinvolte e lo spazio per la firma, anche in più versioni fra cui il cliente sceglie. Il cliente la può firmare dal suo portale.
Fatture create nel gestionale e trasmesse allo SdI, con le ricevute che tornano dalla PEC, la marca da bollo e la rivalsa INPS. E poi i link di pagamento con carta, i pagamenti ricevuti con Stripe che diventano fatture da soli, e il conto delle rate di un preventivo già saldate e ancora da incassare.
Entrate e uscite per categoria, movimenti ricorrenti, il business plan dell'anno e i numeri che dicono come sta andando: al lordo e al netto, per cliente e per progetto.
Le caselle email sul dominio dell'agenzia, create e gestite dal gestionale, e la posta letta e scritta senza uscire: la Panoramica con le non lette e le email che aspettano risposta, invii programmati, conferme di lettura, regole, risposte automatiche, gruppi come info@ che arrivano a più persone e una rubrica comune. Le caselle si usano anche dal telefono e dai programmi di posta, e quelle che l'agenzia ha presso un altro fornitore si trasferiscono con tutte le loro email.
La chat del team, anche dentro la scheda di ogni cliente, e i messaggi che i clienti mandano su Facebook Messenger, Instagram, WhatsApp, Telegram e Slack, raccolti in un posto solo: più sotto i dettagli.
Riunioni su Zoom, Google Meet o Microsoft Teams create dal gestionale, con i partecipanti, gli inviti e l'ordine del giorno. Da Zoom arrivano anche le registrazioni e le trascrizioni, raccolte accanto alla riunione a cui appartengono.
Le email che il gestionale manda da sé (inviti, promemoria, ricevute) con i modelli, i colori e il mittente dell'agenzia, composte a blocchi, e le automazioni che le fanno partire quando succede qualcosa.
Contatti con il loro consenso, liste e segmenti, campagne composte a blocchi, moduli d'iscrizione da mettere sul sito, campagne che partono dagli articoli del blog e flussi automatici, con il rendimento di ogni invio.
I post dei clienti preparati, programmati e pubblicati su Facebook, Instagram, YouTube, Threads, LinkedIn, TikTok, Bluesky e Pinterest, con il calendario, l'approvazione del cliente da un link, i commenti in un'unica casella, i numeri dei post e il report in PDF. Più sotto i dettagli.
Eventi su una o più date con la loro pagina d'iscrizione, biglietti, codici sconto e pagamento online, posti numerati sulla piantina della sala, lista d'attesa, check-in all'ingresso con il QR del biglietto, attestati e sondaggio di gradimento. E poi donazioni, buoni regalo e pagine di raccolta fondi.
I video dell'agenzia, anche di molti GB, si guardano in streaming in più qualità senza scaricarli; i sottotitoli si creano dall'audio, e la diretta di un evento si trasmette da programmi come OBS e resta come registrazione. Gli stessi video si usano nelle pagine degli eventi e nelle email.
Una barra dei comandi in cui scrivi cosa fare («crea un'attività per il progetto Rossi entro venerdì») e NinjAI, che risponde alle domande sui tuoi dati e prepara le azioni da confermare: non scrive mai da solo. Gli stessi comandi si usano da Claude, ChatGPT, Cursor e dagli altri assistenti compatibili con MCP, sempre con i permessi di chi li collega.
Un gestore di password condiviso con il team, che si può cifrare nel browser: da quel momento password e note sono illeggibili sul server, anche per noi. Una VPN aziendale con un indirizzo IP fisso, per lavorare da reti pubbliche e limitare l'accesso all'amministrazione dei siti dei clienti.
Due realtà che usano Zenzionale possono collegarsi e mostrarsi una parte di eventi e newsletter, decidendo pagina per pagina cosa l'altra può vedere, modificare o esportare. Eventi e iscritti si leggono anche da un altro programma, con le API.
Link abbreviati, codici QR, i caratteri tipografici dell'agenzia e dei clienti, e l'esportazione dei dati di ogni elenco: i tuoi dati restano tuoi.
Un cliente scrive su WhatsApp, un altro risponde a una storia su Instagram, un terzo manda un messaggio alla Pagina Facebook dell'agenzia. Sono tre applicazioni diverse da tenere aperte, e quello che è stato detto resta lì dentro.
Zenzionale raccoglie quei messaggi dentro il gestionale, accanto alla scheda del cliente a cui appartengono, e da lì si risponde senza cambiare strumento.
Ogni agenzia collega le proprie Pagine e i propri account dando il consenso con il proprio account Facebook, e vede soltanto i messaggi delle risorse che ha collegato: i messaggi di un'agenzia non sono mai visibili a un'altra.
Usiamo i dati che riceviamo dalle piattaforme unicamente per mostrare e recapitare quei messaggi per conto dell'agenzia. Non li usiamo per pubblicità, non li vendiamo a terzi e non li uniamo a dati presi da altre fonti. Non gestiamo campagne pubblicitarie.
Quando un'agenzia scollega un canale, il gestionale smette di ricevere i suoi messaggi. La cronologia resta nel suo spazio e viene eliminata quando chiude il proprio account o ne chiede la cancellazione.
L'agenzia collega la Pagina Facebook e l'account Instagram professionale di un cliente dando il consenso con il proprio account Facebook, oppure manda al cliente un link con cui il consenso lo dà lui, con il suo account. Da quel momento può preparare nel gestionale un post — una foto, un carosello, un reel o una storia, con il suo testo — e pubblicarlo subito o programmarlo per un giorno e un'ora.
Prima di ogni pubblicazione il gestionale mostra un riepilogo di cosa uscirà, dove e quando, e il post parte solo dopo la conferma esplicita di una persona dell'agenzia. Nulla viene pubblicato senza quella conferma: anche confermando più post insieme, la persona vede il riepilogo di ciascuno. Un post che si ripete (per esempio ogni settimana fino a una data) si conferma una volta per tutta la serie, dopo aver visto quante uscite ci saranno e fino a quando; prima di ogni uscita il gestionale rifà i controlli, e se il contenuto è cambiato o un account non può pubblicare quell'uscita non parte. Se l'agenzia lo chiede, il cliente vede prima i post da un link e li approva o chiede modifiche.
Con il post l'agenzia può indicare il testo alternativo delle immagini, le persone da taggare, il luogo, gli account invitati a collaborare e la copertina di un reel: escono solo se li ha scritti lei, e fanno parte di ciò che conferma.
Dopo l'uscita il gestionale legge i numeri di quei post (persone raggiunte, visualizzazioni, like, commenti, salvataggi, condivisioni) e il numero di follower degli account, per mostrare all'agenzia e al cliente come sono andati.
Legge anche i commenti a quei post e le menzioni dell'account Instagram sui post di altri, per raccoglierli in un'unica casella: da lì una persona dell'agenzia risponde, nasconde un commento o lo elimina, sempre con un gesto esplicito. Nessuna risposta parte da sola. Per riceverli appena arrivano, la Pagina viene iscritta alle notifiche dei commenti di Meta.
Allo stesso modo l'agenzia, o il cliente da un link, può collegare un canale YouTube accedendo con l'account Google del canale: il gestionale usa le YouTube API Services per caricare sul canale i video che una persona dell'agenzia ha confermato (titolo dalla prima riga del testo, descrizione dal testo intero, visibilità pubblica, non destinati ai bambini) e per leggere il nome del canale, gli iscritti, lo stato e i numeri di quei video. Collegando il canale si accettano i Termini di servizio di YouTube (https://www.youtube.com/t/terms); i dati sono trattati anche secondo le norme sulla privacy di Google (https://policies.google.com/privacy), e l'accesso si revoca in ogni momento da https://myaccount.google.com/permissions.
Allo stesso modo l'agenzia, o il cliente da un link, può collegare un profilo Threads accedendo a Threads con quel profilo: il gestionale usa le API di Threads di Meta per pubblicare i post che una persona dell'agenzia ha confermato (testo, immagini, video, caroselli, il testo alternativo e il primo commento come risposta dell'account), per leggere il nome del profilo, i follower e i numeri di quei post, e per raccogliere le risposte nella stessa casella dei commenti, da cui una persona dell'agenzia risponde, nasconde una risposta o elimina una risposta pubblicata dal profilo. L'accesso si revoca in ogni momento dall'app di Threads (Impostazioni → Account → Autorizzazioni siti web); chi chiede a Meta di cancellare i propri dati li vede cancellati subito anche dal gestionale.
Allo stesso modo l'agenzia, o il cliente da un link, può collegare un profilo LinkedIn accedendo a LinkedIn con quel profilo, oppure una Pagina aziendale LinkedIn di cui è amministratore: il gestionale usa le API di LinkedIn per pubblicare i post che una persona dell'agenzia ha confermato (testo, immagini, caroselli di immagini, video, con il testo alternativo delle immagini), per leggere il nome del profilo o della Pagina e, per le Pagine, i follower e i numeri di quei post. L'accesso dura 60 giorni: prima della scadenza il gestionale ricorda di ricollegare l'account. Si revoca in ogni momento da LinkedIn (Impostazioni → Privacy dei dati → Servizi autorizzati).
Allo stesso modo l'agenzia, o il cliente da un link, può collegare un account TikTok accedendo a TikTok con quell'account: il gestionale usa le API di TikTok for Developers (Login Kit e Content Posting API) per pubblicare i video e le foto che una persona dell'agenzia ha confermato, e per leggere il nome dell'account, i follower e i numeri dei post pubblici. Prima di pubblicare il gestionale mostra il nome con cui uscirà il post e chiede di scegliere chi può vederlo (senza una scelta già fatta), se consentire commenti, duetti e stitch (spenti finché non si accendono) e se il contenuto è commerciale, con l'etichetta che TikTok gli darà; pubblicando si accettano la Music Usage Confirmation (https://www.tiktok.com/legal/page/global/music-usage-confirmation/en) e, per un contenuto brandizzato, la Branded Content Policy di TikTok (https://www.tiktok.com/legal/page/global/bc-policy/en). Il gestionale non aggiunge marchi né scritte ai contenuti. L'accesso si revoca in ogni momento dall'app di TikTok, nelle impostazioni di sicurezza.
Allo stesso modo l'agenzia, o il cliente da un link, può collegare un profilo Bluesky accedendo a Bluesky con quel profilo, senza dare la password al gestionale: il gestionale usa le API dell'AT Protocol per pubblicare i post che una persona dell'agenzia ha confermato (testo, immagini con il testo alternativo, video, thread, il primo commento come risposta) e per leggere il nome del profilo, i follower e i numeri pubblici di quei post. Chiede solo i permessi di pubblicare e cancellare i post e di caricare immagini e video. Scollegando il profilo il gestionale chiude anche la sua sessione su Bluesky.
Allo stesso modo l'agenzia, o il cliente da un link, può collegare un account business Pinterest accedendo a Pinterest con quell'account: il gestionale usa le API di Pinterest per pubblicare come Pin le immagini e i video che una persona dell'agenzia ha confermato, uno per uno, sulla bacheca scelta collegando l'account (o per quel post), con il titolo, la descrizione, il link di destinazione e il testo alternativo scritti dall'agenzia, e per leggere il nome dell'account, le sue bacheche, i follower e i numeri dei Pin pubblicati. Crea una bacheca nuova solo quando l'agenzia o il cliente lo chiede. Non pubblica Pin ripetuti in automatico e non salva né ripubblica contenuti di altri. Scollegando l'account il gestionale cancella l'accesso e i numeri letti da Pinterest; l'autorizzazione si toglie anche dalle impostazioni di Pinterest, fra le app collegate.
Se l'agenzia indica il nome di altri account Instagram professionali da tenere d'occhio, il gestionale ne legge una volta al giorno i dati pubblici (numero di follower e di post, like e commenti dei post recenti) attraverso l'account Instagram del cliente, per confrontarli con il suo.
Pubblichiamo soltanto i contenuti che l'agenzia ha scritto e confermato, soltanto sulle Pagine e sugli account che ha collegato per quel cliente. Leggiamo di quegli account solo ciò che serve a pubblicare, a misurare i post pubblicati da qui e a gestirne i commenti: nome, numero di follower, limite giornaliero di pubblicazione, esito, numeri e commenti di ogni post. I commenti si cancellano dal gestionale dopo 90 giorni.
Non usiamo questi dati per pubblicità, non li vendiamo a terzi e non li uniamo a dati presi da altre fonti. Quando l'agenzia scollega un account, il gestionale smette di pubblicare su di esso; per un canale YouTube cancella anche l'accesso e i numeri letti, che comunque non tiene oltre 30 giorni se Google non conferma più l'accesso.
Nessuno di questi è obbligatorio: il gestionale funziona anche senza, e ogni agenzia accende soltanto quelli che le servono.
Zenzionale è sviluppato e fornito da Zen0lab.
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